Адреса для звернення громадян:
|
Письмові звернення |
Електронні звернення |
|
07301, Київська обл., Вишгородський район, м.Вишгород, пл. Шевченка, 1 |
електронну поштову адресу vyshgorod946@gmail.com В електронному зверненні обов`язково має бути зазначено: прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, контактний телефон, суть порушеного питання, дата |
ПОРЯДОК
розгляду письмових звернень громадян у Вишгородській міській раді
(затверджено рішенням виконавчого комітету
Вишгородської міської ради від 21 липня 2022 року № 150)
1. Загальні положення
1.1. Порядок роботи з письмовими зверненнями громадян у Вишгородській міській раді (далі – звернення громадян ) визначає процедуру приймання, реєстрації, розгляду звернень, здійснення контролю за дотриманням строків їх розгляду та основні вимоги до ведення діловодства за зверненнями у Вишгородській міській раді (далі- міській раді) та організацію особистого прийому громадян і основні вимоги до його проведення.
1.2. Порядок розроблено відповідно до Конституції України, законів України «Про звернення громадян», «Про місцеве самоврядування в Україні»Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», «Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (зі змінами), інших нормативно-правових актів з питань звернень громадян.
1.3. Розгляд звернень та особистий прийом громадян в міській раді є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів місцевого самоврядування пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі, оскарження рішення, дій (бездіяльності) посадових осіб та органів місцевого самоврядування.
1.4. Реалізація визначених законодавством повноважень міської ради передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання у подальшому таким порушенням.
1.5. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.
1.6. Звернення громадян оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.
1.7. Діловодство за зверненнями громадян покладається на загальний відділ міської ради відповідно до посадових інструкцій.
1.8. Контроль за змістом, якістю підготовки, оформленням на належному рівні відповідей, дотриманням строку розгляду звернень громадян, а також організацією діловодства за зверненнями громадян та зберіганням документів у структурних підрозділах міської ради покладається на їх керівників.
2. Організація роботи з питань отримання, попереднього розгляду, реєстрації письмових звернень громадян
2.1. Під зверненням слід розуміти викладені в письмовій формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги, що направлені поштою, або передані громадянином особисто чи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно з чинним законодавством України. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням засобів електронного зв`язку мережі Інтернет (електронне звернення). Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їх законними представниками.
Звернення, оформлені належним чином та подані в установленому законодавством порядку, приймаються та підлягають попередньому розгляду загальним відділом міської ради.
2.2. Попередній розгляд звернень громадян здійснюється в день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час – наступного після нього робочого дня. Листи вищих посадових осіб держави щодо звернень, телеграми, телефонограми розглядаються негайно. Усі звернення громадян, які надійшли на адресу міської ради та звернення громадян, які отримані під час проведення особистого прийому у день надходження (отримання) передаються відповідальному працівнику загального відділу міської ради для попереднього опрацювання та реєстрації. Звернення громадян, адресовані депутатам міської ради не приймаються та не реєструються. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із зверненнями. Конверти з позначками «Особисто», адресовані керівництву міської ради, передаються адресатам або уповноваженим ними особам – нерозкритими.
2.3. Усі звернення громадян, що надходять до міськорї ради, підлягають обов’язковій класифікації за встановленими видами, а саме: пропозиції (зауваження), заяви та скарги.
Пропозиція (зауваження) – звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів місцевого самоврядування, депутатів, посадових осіб, а також думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.
Заява (клопотання) – звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією України та законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевої ради, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності.
Клопотання – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.
Скарга – звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.
2.4. Звернення громадян мають бути оформлені відповідно до вимог статті 5 Закону України «Про звернення громадян» (далі – Закону). У зверненні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення має бути надруковано або написано від руки розбірливо і чітко, підписано заявником (групою заявників) із зазначенням дати.
В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається. Електронне звернення, надіслане без використання електронного підпису, повинно мати вигляд скан-копії або фотокопії звернення з підписом заявника із зазначенням дати.
Письмове звернення, отримане на офіційну електронну адресу за допомогою засобів електронного зв’язку, перед реєстрацією роздруковується на папері. Датою подання електронного звернення є дата його надходження на електронну адресу, якщо електронне звернення надійшло у неробочий день та час, то датою подання вважається наступний після нього робочий день.
Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, зі змісту яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними. Анонімні звернення розгляду не підлягають (крім анонімних повідомлень про порушення вимог Закону України «Про запобігання корупції», відповідно до ч. 5 ст. 53 вищезазначеного закону).
2.5. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону. Копія такого звернення та другий примірник роз’яснення залишаються у справі загального відділу міської ради.
2.6. Повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними, розгляду не підлягають. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається керівництвом міської ради, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
2.7. Попереднє опрацювання звернень громадян проводиться відповідальним працівником загального відділу міської ради.
2.8. Реєстрація звернень громадян та встановлення параметрів контролю (за винятком звернень, що не підлягають розгляду) здійснюються у день їх надходження одночасно з попереднім опрацюванням. Реєстрація звернень громадян здійснюється шляхом занесення відомостей до системи електронного діловодства АСКОД шляхом введення в комп’ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім’я, по батькові заявника; категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, контроль; порушені питання – короткий зміст; зміст і дата резолюції, виконавець, термін виконання; прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.
2.9. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
Для вхідних документів по зверненню громадян реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ, початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшли,наприклад:
2-31/К-845,
де 2-31/ – індекс справи за номенклатурою, К- початкова літера прізвища заявника, 845 – порядковий номер.
У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у наступній послідовності – індекс за номенклатурою справ, порядковий номер та ставиться на верхньому полі в правому куті на оригіналах документів, наприклад:
2-31/258,
де 2-31/ – індекс справи за номенклатурою, 258 – порядковий номер.
Якщо заявник подає звернення з копією, то на першому аркуші копії звернення проставляється штам – «Вишгородська міська рада Виконавчий комітет» із зазначенням дати прийняття (у разі потреби – година і хвилина).
2.10. Пропозиції, заяви і скарги з контролю знімаються після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення питання. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається номенклатурою справ.
3. Розгляд звернень громадян
3.1. Зареєстровані звернення громадян загальний відділ передає міському голові для резолюції.
3.2. Документи, розглянуті міським головою, повертаються з відповідною резолюцією в загальний відділ міської ради, який здійснює передачу документів на виконання.
Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.
Передача документа з одного відділу міської ради до іншого або у межах відділу в обов’язковому порядку здійснюється через загальний відділ, в якому було зареєстровано документ, який робить відповідну відмітку.
3.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції міського голови та працівники, яким безпосередньо його доручено виконання.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проєкту документа. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
3.4. Звернення, виконавцями якого є кілька відділів (установ), може бути передане виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.
Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проєкту відповіді на документ, його оформлення, погодження, подання на підписання (затвердження) міському голові.
3.5. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та проінформувати відповідальну особу загального відділу про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.
Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється на ім’я того громадянина, чий підпис у зверненні перший або адреса якого вказана.
3.6. Забороняється направляти скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії яких оскаржуються.
3.7. Не допускається розголошення одержаних із звернень громадян відомостей про особисте життя громадян без їх згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, конфіденційної та іншої інформації, якщо це обмежує права й законні інтереси громадян. Не допускається з’ясування даних про особу громадянина, які не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягають розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи. Ця заборона не поширюється на випадки повідомлення інформації, що міститься у зверненні, особам, які мають відношення до справи.
3.8. Звернення та скарги учасників війни, дітей війни, учасників АТО, учасників бойових дій, учасників ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, Героїв України, осіб з інвалідністю, матерів-героїнь, членів сім’ї загиблого, переселених або внутрішньо переміщених осіб, осіб, що потерпіли від Чорнобильської катастрофи, а також звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються керівництвом міської ради першочергово.
3.9. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуто всі порушені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення, ужито необхідних заходів для його виконання і заявника повідомлено про результати розгляду звернення і прийняте рішення.
3.10. Рішення щодо звернень громадян та відповіді на них оформляються відповідно до вимог законодавства про мови. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов’язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рішення, а в разі визнання скарги обґрунтованою – негайно вжити заходів до поновлення порушених прав громадян.
3.11. Відповідь за результатами розгляду звернення в обов’язковому порядку надається заявнику міської радою (за підписом голови міської ради або виконуючого обов’язки голови міської ради).
3.12. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина з посиланням на законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
3.13. У разі коли за результатами розгляду звернень громадян даються письмові та усні відповіді робиться відповідний запис у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.
4. Строки та контроль розгляду письмових звернень громадян
Безпосередній контроль за дотриманням строків розгляду звернень громадян здійснює загальний відділ на підставі отриманих від виконавців відповідей.
4.1. Строки розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи з дня реєстрації таких звернень. Датою виконання звернення громадянина є дата реєстрації вихідного документа.
4.2. Звернення розглядаються та вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки за ними, невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх реєстрації.
4.3. Якщо для вирішення порушених громадянами питань слід провести перевірку інформації, викладеної у зверненнях, отримати додаткові матеріали, то строк розгляду звернень громадян за рішенням голови міської ради на підставі пропозиції головного виконавця може бути, як виняток, продовжено з повідомленням про це осіб, які подали звернення. Не пізніше ніж за день до закінчення раніше визначеного строку повідомлення про продовження строку розгляду звернення із зазначенням причини направляється заявникові.
Про продовження строку виконання звернень головний виконавець невідкладно інформує відповідального працівника загального відділу міської ради.
4.4. Загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 календарних днів.
4.5. Строки розгляду звернень громадян, які для розгляду чи вирішення порушених у них питань по суті надіслані народним депутатом України відповідно до абзацу третього пункту 13 частини першої статті 24 Закону України «Про статус народного депутата України» або направлені депутатом місцевої ради відповідно до частини другої статті 12 Закону України «Про статус депутатів місцевих рад», відповідають строкам, встановленим цими законами.
4.6. Звернення, що підлягає поверненню відповідно до статті 5 Закону, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня надходження.
4.7. Якщо питання, порушені у зверненні, не входять до повноважень міської ради, відповідно до статті 7 Закону таке звернення в строк не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявникові. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення міською радою, воно в той самий строк повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями.
4.8. Повідомлення про прийняття рішення про припинення розгляду звернення відповідно до статті 8 Закону надсилається у строк, визначений статтею 20 Закону.
5. Особистий прийом
5.1. Особистий прийом громадян проводяться міським головою, першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, секретарем міської ради, керівниками структурних підрозділів міської ради згідно з затвердженими графіками, які доводяться до відома громадян через засоби масової інформації та офіційний веб-сайт міської ради.
У разі відсутності на прийомі посадової особи через поважні причини (хвороба, відрядження та ін.) прийом проводиться посадовою особою, яка її заміщує. Особистий прийом громадян проводиться у кабінетах приміщення міської ради. Вхід громадян вільний, потребує пред’явлення документів (за вимогою), що посвідчують особу.
Особистий прийом міського голови проводиться за попереднім записом з 0800 до 1300 в день прийому (щосереди).
5.2. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені у встановленому порядку, та/або особи, які перебувають у родинних відносинах з такими громадянами. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.
5.3. Керівники виконавчих органів Вишгородської міської ради, староста, керівники житлово-комунальних підприємств, установ, закладів Вишгородської міської ради відповідно до порушених заявниками питань попередньо розглядають звернення громадян, які записалися на особистий прийом до міського голови, та мають бути присутні під час особистого прийому міським головою.
5.4. Особистий прийом громадян секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, керівниками структурних підрозділів Вишгородської міської ради здійснюється без попереднього запису. Для забезпечення кваліфікованого розгляду порушених заявниками питань можуть залучатися посадові особи виконавчих органів Вишгородської міської ради, підприємств, установ, закладів Вишгородської міської ради.
5.5. Під час запису на прийом секретар міського голови:
- попередньо вислуховує заявників, з’ясовує прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання ознайомлюється з документами заявників.
Якщо вирішити порушене в зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається в тому ж порядку, що й письмове звернення.
Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно. Письмове звернення, яке подається громадянином на особистому прийомі, оформлюється відповідно до вимог статті 5 Закону України «Про звернення громадян». Отримані під час особистого прийому звернення громадян реєструються і опрацьовуються відповідно до вимог цього Порядку.
6. Формування справ та зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян
6.1. Звернення громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті у загальний відділ міської ради для централізованого формування справ. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
6.2. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожне звернення з усіма документами щодо його розгляду і вирішення становить у справі самостійну групу. У разі появи додаткових матеріалів вони підшиваються до відповідної групи документів.
6.3. Міська рада зберігає звернення для надання довідок і використання їх в інших цілях відповідно до законодавства.
Відповідальність за схоронність документів за зверненнями громадян покладається на працівників загального відділу міської ради відповідно до функціональних обов’язків.
6.4. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається відповідно до строків, визначених у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій та номенклатури справ міської ради (5 років).
6.5. Після закінчення встановлених строків зберігання на підставі рішення експертної комісії міської ради, погодження експертно-перевірної комісії Державного архіву Київської області та згідно з актом знищення, затвердженим головою міської ради, звернення громадян та матеріали щодо їх розгляду підлягають знищенню у порядку, встановленому чинним законодавством.