В Україні триває перехід на електронні трудові книжки, який завершиться до 10 червня 2026 року. Паперові книжки вже не є обов’язковими для зберігання роботодавцем — їх видали на руки працівникам після оцифрування.

     Вкрай гостро в сьогоднішніх реаліях стоїть питання оцифрування скан-копій трудових книжок працівників та ведення подальшого електронного обліку. Дане питання регулюється Законом України від 05.02.2021 No 1217 – ІХ “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (далі – Закон України No1217-ІХ), який набув чинності 10 червня 2021 року, та яким внесені зміни до ст. 48 Кодексу законів про працю України щодо переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну – у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

     10.06.2026 завершується термін переведення паперових трудових книжок в електронний формат, проте окремі установи і організації, зволікають з подачею скан-копій необхідних документів. Відведений залишок часу надзвичайно стислий для отримання 100% виконання вимог Закону України No1217-ІХ.

     Відсутність електронної трудової книжки в реєстрі застрахованих осіб впливає на можливість надання широкого спектру послуг, а саме на: правильність обчислення страхового стажу, призначення та виплату пенсій, соціальних допомог, а також на можливість отримання електронних послуг, пов’язаних з трудовою діяльністю. Роботодавці мають забезпечити внесення даних про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші події, що впливають на трудовий стаж в електронній формі для уникнення дестабілізаціі в роботі та соціальної напруги серед громадян.

     Посилання на інструкцію щодо подання скан-копій трудової книжки та документів про стаж:

https://youtube.com/watch?v=ixMuJJ-aQOU&si=-xJqX-DHgaLd8ANA.